Firmafest om vinteren – slik lykkes dere med arrangementet

Planlegger dere kickoff, juleavslutning eller firmafest denne vinteren? Med snø, mørke kvelder og forventning i luften har dere en gyllen anledning til å skape noe helt spesielt for teamet. I dette innlegget får du:

• En klar og praktisk plan – fra idé til gjennomføring.
• Hvorfor profesjonell catering – og spesielt valg av VM Catering – gir verdi.
• Konkrete tips og eksempler – slik at festen blir både hyggelig og effektiv.

Hvorfor vinterfest? Og hvorfor nå?

En vinterlig fest gir dere flere fordeler:

• Roligere perioder i kalenderen før jul gjør at folk er mer tilgjengelige.
• En god anledning til å feire året som gikk og kickstarte nytt innsatsår med energi.
• Å legge arrangementet nå betyr at dere kan sikre ønsket dato, sted og leverandører – mange blir raskt booket.
• Vinterstemning gir ekstra atmosfære: lys, varme toner, dekor med kontrast til mørket – og mat som trøster.

Samtidig: Det krever litt ekstra planlegging. Kulde, transport, eventuelle lokale tiltak – alt må på plass.

Trinn‑for‑trinn sjekkliste for planlegging

Basert på anbefalinger fra fagfolk innen eventplanlegging. NPG+2Vitenparken+2

1. Definer mål og rammer

• Hva er formålet med kvelden? Er det teambygging, takk til ansatte, lansering, eller bare «bli kjent og ha det gøy»? NPG
• Hvem skal delta? Antall, rolle, eventuelle gjester.
• Sett budsjett tidlig. Maten, lokalet, dekor, underholdning – alle trenger plass i budsjettet. Vitenparken+1
• Velg dato og tidspunkt. Finn en dag som passer flest mulig. Send «save the date».

2. Velg sted og logistikk

• Lokalet bør være tilgjengelig, ha gode fasiliteter og stemning som passer vinter. Eventflare+1
• Vurder transport og parkering (spesielt i mørket/cold weather).
• Planlegg tidslinje: velkomst, matservering, event/underholdning, avslutning.

3. Maten – et nøkkel­element

Her kommer catering inn som en svært viktig brikke. Ifølge event­rådgivere: «mat og drikke er et av de viktigste faktorene for positiv opplevelse». NPG+1
Med VM Catering får dere profesjonell meny, varme retter, dessertvalg – og en leverandør som tar hånd om detaljene slik at dere kan fokusere på stemningen.

Eksempler på menyer som passer:

• Tapas & buffet – uformelt, sosialt, mange valgmuligheter.
• Moderne selskapsretter – litt finere ramme, gjerne fire‑fem retter.
• Søte avslutninger – dessertbord eller plutselig «wow‑øyeblikk».

4. Underholdning og rammer

• Skal det være taler? En presentasjon? Underholdning? Wallmans Oslo+1
• Ha en tydelig plan for når mat serveres, når programmet starter. Lag et kjøre­skjema. en.visitostnorge.no
• Dekor og stemning: vintertema, lys, varme materialer, nordisk design. Eventflare

5. Kommunikasjon og invitasjon

• Send invitasjon med tydelig informasjon: tid, sted, påkledning, eventuell transport.
• Be om påmelding (RSVP) slik at cateringleverandøren vet antall.
• Tydelig dresscode og tema gir høyere forventning og bedre oppmøte.

6. Gjennomføring og oppfølging

• På selve kvelden: ha ansvarlig kontakt (enten internt eller via cateringfirmaet).
• Ta bilder/filmer – dokumentasjon og senere promotering/internt bruk.
• Etter arrangementet: Evaluer. Ble målet nådd? Hva fungerte, hva kan forbedres? NPG

Hvorfor velge VM Catering – og hva får dere?

Hos VM Catering får dere alt dere trenger for å gjøre kvelden uforglemmelig – fra smakfulle menyer og varm service til vakker presentasjon. Her er hva som skiller:

• Menyer skreddersydd for anledning – enten det er uformelt buffét eller elegant selskapsmiddag.
• Profesjonell servering – dere slipper stresset med detaljer.
• Full service – fokus på stemningen, vi tar hånd om maten.
• Fleksibilitet – vintertid krever tilpasning, og VM Catering har erfaring med slike arrangementer.

Lokal tilknytning: Basert i Asker/Drammen‑området, med forståelse for norske forhold og bedrifters behov.

Å samarbeide med profesjonell catering betyr at dere kan bruke tid på ansatte, forkus og latter – ikke logistikk og dårlig timing. Det er ofte her forskjellen mellom «god kveld» og «minneverdig kveld» skapes.

Praktiske eksempler og inspirasjon

Case: «Kickoff midt i januar»

Et mellomstort firma samler 80 ansatte i januar. Tema: «Ny start».

• Lokalet pyntet med grønn/nøttefarger og isblå detaljer.
• Buffét med varme supper, tapasretter, vegetariske alternativer og dessertbord.
• En intern kollega holdt motivasjonstale – etterfulgt av lett underholdning og mingling.
  Resultat: Høy deltakelse, mange positive tilbakemeldinger, og et godt løft for samarbeidet.

Case: «Juleavslutning med stil»

Planlagt i begynnelsen av desember – men med følelsen av vinterfest.

• Fem‑retters selskapsmiddag med nordiske råvarer.
• Dessert med konfekt og kaffe/te‑stasjon.
• Lyssetting, julemusikk og informal mingling etter servering.
  Leverandør VM Catering sørget for all servering og opprydding, slik at intern arrangør kunne mingle og slappe av.

Tips for å løfte opplevelsen enda mer

• Inkluder interaktive elementer: smakstest, live stasjon, dessertkompetisjon.
• Tenk bærekraft: lokale råvarer, vegetariske alternativer, mindre matsvinn. Eventflare
• Vurder transport/overnatting for ansatte som kommer langveisfra – gjør det enkelt og hyggelig.
• Ha en «plan B» for vinter‑vær: forsinket transport, kaldt vær, endring i antall gjester.
• Kommuniser klart: påkledning, tidspunkt, eventuell starttidspunkt for servering – så gjestene vet hva de kan forvente.

Oppsummering

Å arrangere firmafest i vinter gir dere muligheten til å avslutte året eller kickstarte det nye med energi, samhold og glede. Planleggingen må være grundig – fra mål og budsjett til gjennomføring og evaluering. Ved å velge en profesjonell partner som VM Catering, får dere trygghet og fokus på det som virkelig betyr noe: gjestene, stemningen og opplevelsen.

Når maten smaker, servicen flyter og stemningen er på plass – da skaper dere en kveld som blir husket.

Vil dere ta det videre? Send gjerne en mail til [email protected] eller ring 40 88 98 38 – så finner vi meny og løsning som passer perfekt for deres event.

FAQ

Q1: Når bør vi begynne å planlegge firmafesten?
A: Jo tidligere jo bedre – spesielt for vinterarrangementer. Mange leverandører og lokaler bookes raskt. [20. oktober 2022] Vitenparken

Q2: Hvor mange dager før må invitasjon sendes ut?
A: En «save the date» bør gå ut så snart datoen er klar, og full invitasjon minst 4–6 uker før. Dette gir gjestene tid til å planlegge.

Q3: Hvordan velge meny for utfordringer som allergier og dietter?
A: Sammen med cateringfirmaet bør dere sikre alternativer for vegetariere, veganere og vanlige allergier – slik at ingen føler seg utelatt.

Q4: Hva gjør vi hvis vinterværet skaper logistiske problemer?
A: Ha plan B for transport og tidsplan, informer gjester om eventuell forsinkelse og samarbeid med leverandør som har erfaring med norske forhold.

Q5: Hvorfor investere i profesjonell catering i stedet for å gjøre det internt?
A: Profesjonell catering gir høyere kvalitet, mindre stress for arrangør, bedre flyt i servering og ofte et bedre helhetsinntrykk – noe som gir mer verdi for gjestene.

Kilder

1. How to plan an event? — NPG Event, 8 februar 2023. NPG

2. 10 tips for planning your event — Visit Øst‑Norge, 20 oktober 2022. Vitenparken

3. Great advice on hosting a successful event in Oslo — Eventflare, 12 oktober 2023. Eventflare

4. Planning or Hosting a Corporate Event in Oslo? — SayCheeze, 9 november 2023. saycheeze.no

5. How to host a successful corporate party — Wallmans Oslo (blog), ca. 2021. Wallmans Oslo