Slik beskriver du maten i invitasjonen

«Det blir noe å spise» kan bety alt fra små snacks til en hel middag. Når du inviterer til bursdag, jubileum eller en samling med kolleger, er det nyttig å si litt mer. Da kan gjestene planlegge dagen sin, og du får et bedre utgangspunkt for å bestille riktig mat.

Fortell hvilken rolle maten har

Start med det viktigste: Skal serveringen erstatte lunsj eller middag, eller er den et lite tillegg til samværet? «Vi inviterer til middag med buffet» gir andre forventninger enn «Vi byr på litt fingermat». Ordet tapas alene sier heller ikke om det blir et helt måltid. Beskriv derfor omfanget med vanlige ord, uten å love mer enn menyen dere faktisk har valgt.

Skill mellom ankomst og måltid

Hvis gjestene kommer en stund før maten, bør det stå i invitasjonen. Skriv gjerne «Velkommen fra …, vi setter oss til bords …» eller «Buffeten åpner …». Fyll inn tidene når planen er avklart. For en åpen samling kan du oppgi tidsrommet maten serveres i, slik at de som kommer senere, vet hva de rekker.

Bruk en kort formulering som passer

• Et helt måltid: «Vi samles til middag og serverer buffet, etterfulgt av kaffe.»
• Lett servering: «Vi byr på småretter underveis. Serveringen er ikke ment som en full middag.»
• Ettermiddagsbesøk: «Velkommen til kaffe og kake. Det blir ikke servert middag.»

Eksemplene er utgangspunkt, ikke ferdige menyløfter. Endre teksten dersom dere også skal ha dessert, eller hvis serveringsformen blir en annen. En kort og presis setning er ofte mer nyttig enn en lang liste over retter.

Be om svar før bestillingen avklares

Be gjestene bekrefte om de kommer, og oppgi hvor mange som deltar. Gi dem også en enkel kontaktvei for å melde fra om matbehov. Avklar ønskede tilpasninger med cateringleverandøren før du lover et bestemt alternativ. Velg svarfristen ut fra fristene som gjelder for deres bestilling; ikke regn med at endringer alltid kan gjøres like før selskapet.

Oppdater gjestene hvis planen endres

Blir en planlagt middag til kaffe og kake, eller flyttes måltidet vesentlig, bør gjestene få beskjed. Hold samtidig menybeskrivelsen, deltakerlisten og bestillingen i samsvar. Det gjør planleggingen enklere og reduserer risikoen for å bestille ut fra ulike forventninger.

Se våre buffeter når dere velger meny, eller bruk arrangementsplanleggeren for å samle opplysningene om selskapet. Når måltidet er avklart, er det lettere å skrive en invitasjon som sier akkurat det gjestene trenger å vite.